pembenahan pengelolaan arsip perlu dilakukan
Diposting oleh Administrator, Tgl 25-01-2015 & jam 09:15:18 & dibaca Sebanyak 7153 Kali         

Materi yang tak kalah penting disampaikan pada kegiatan bimbingan teknis penyusutan arsip dan sosialisasi jadwal retensi arsip (JRA) adalah tentang manajemen arsip inaktif dan penyusutan arsip. Paparan dimaksud disampaikan oleh Yusdiansyah dari Badan Arsip Daerah (BAD) Provinsi Kaltim.

MANAJEMEN arsip inaktif (MAI) ialah pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang tepat untuk mencapai tujuan dan memenuhi prinsip pengelolaan arsip. Untuk menyimpan arsip jenis ini diperlukan tempat dan fasilitas yang didesain khusus yaitu Pusat Arsip (Records Center). Mengapa memerlukan tempat penyimpanan khusus, karena arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Manajemen arsip inaktif diperlukan atas dasar beberapa hal sebagai latar belakang. Di antaranya unit kerja penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas, tidak ada petugas yang secara khusus menangani masalah arsip, informasi tidak aman.

Berikutnya arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas serta pengambilan (retrieval) arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Solusinya adalah diperlukan asas pengelolaan arsip, sistem pengelolaan yang benar, sarana kearsipan serta memaksimalkan sumber daya manusia (SDM) dalam pengelolaan arsip. Agar semua berjalan dengan baik diperlukan pembenahan terkait pengelolaan arsip.

Manfaat pembenahan antara lain sebagai upaya penyelamatan dan pemanfaatan informasi arsip, pendayagunaan ruangan dan tenaga pelaksanaan serta penghematan biaya pengelolaan. Pembenahan ini memiliki dasar hukum yakni Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sementara itu, penyusutan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dilakukan melalui pengurangan arsip. Kegiatan pengurangan arsip dapat dilakukan melalui tiga tahapan, yakni dengan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Terakhir penyerahan arsip oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Manajemen arsip juga harus memerhatikan prinsip-prinsip arsip. Prinsip aturan asli, setiap arsip diatur sesuai dengan aturan yang digunakan semasa dinamisnya. Prinsip asal-usul, yaitu pengelolaan arsip inaktif tidak bisa dilepaskan atau dipisahkan dengan organisasi yang menciptakannya atau tidak bisa dilepaskan dengan instansi asalnya.

Berikutnya prinsip masalah yakni penyusunan kembali arsip berdasarkan pada masalahnya. Tujuan penyusutan arsip meliputi, pengurangan volume arsip organisasi dan implikasinya terjadi pengurangan biaya ruang simpan, alat, dan SDM. Penciptaan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah. Pembebasan ruangan kerja atau kantor dari tumpukan arsip, penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien, pengamanan arsip seluruh organisasi serta mendukung objektivitas pengeluaran biaya. Sedangkan prosedur pengelolaan arsip inaktif diawali dengan pemindahan arsip. Pemindahan arsip dari central file unit kerja merupakan langkah awal kegiatan pengelolaan arsip inaktif.

“Langkah-langkah pemindahan arsip inaktif menentukan kapan arsip dipindahkan, menentukan dan menyiapkan arsip yang akan dipindahkan, menyiapkan ruang simpan serta penerimaan arsip di pusat arsip,” jelasnya.

Lantas dasar penataan arsip, antara lain arsip dijaga dan disimpan dengan baik, ditempatkan pada rak yang memenuhi syarat, disusun secara teratur, dibungkus dengan baik serta di setiap bungkus diberi label. Survei sebagai kegiatan awal arsip inaktif dilakukan, untuk mengumpulkan keseluruhan data dan informasi tentang arsip-arsip yang telah tercipta di unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Prioritas penanganannya dari perubahan struktur organisasi dan perubahan sistem kearsipan. Perencanaan survei arsip dilakukan untuk pengumpulan data dan informasi secara langsung terhadap arsip dengan segala kelengkapannya. Survei kelembagaan mengenai sejarah perkembangan organisasi, struktur organisasi, tugas, dan fungsi organisasi unit kearsipan. Survei fisik arsip yakni mengenai tempat penyimpanan, volume, asal arsip, unit kerja pencipta arsip, kondisi fisik, jenis, kurun waktu, jalan masuk, dan hal lain-lain. Survei dilakukan dengan tujuan mengidentifikasi kondisi fisik arsip, tempat penyimpanan, serta media rekam arsip.

Berikutnya untuk mengetahui jumlah arsip yang ada di unit kerja, kurun waktu dari arsip yang tertua sampai termuda di tempat pendataan, sistem penataan dan cara penyimpanan arsip, sebagai alat temu balik (access). Mengetahui asal arsip atau pencipta arsip, lokasi tempat penyimpanan arsip serta unit kerja tempat dilakukannya pendataan arsip. Rekapitulasi hasil survei dijadikan dasar penyusunan rencana pembenahan arsip dan ikhtisar arsip. Daftar ikhtisar arsip berisi nama instansi, alamat instansi, nomor urut, asal arsip, kurun waktu, dan jumlah. Kemudian media rekam, sistem penataan, lokasi serta keterangan.

Sebelum praktik, peserta diberi contoh formulir pendataan arsip, daftar ikhtisar arsip, penyusunan rencana penataan arsip, kebutuhan boks dan rak arsip, estimasi tenaga dan waktu pengarsipan, prosedur penanganan arsip inaktif. Mulai dari pemilahan, identifikasi arsip hingga pendeskripsian arsip. Unsur redaksi arsip, deskripsi tekstual dan bentuk khusus, informasi dan kurun waktu series. Contoh bentuk redaksi dan tingkat keaslian arsip, kondisi dan jumlahnya. Kepada para peserta juga dijelaskan prosedur dan ketentuan peminjaman arsip serta bagaimana mengontrolnya. (kmf4/san/k11)

Sumber : http://kaltimpost.co.id/



hzYXB



Halaman :